Pengenalan kepada Pengurusan Projek

1.1 Pengertian Projek dan Pengurusan Projek Menurut PIM (Project Management Institute) definasi Projek: “Projek adalah satu usaha sementara terdiri dari pada beberapa siri aktiviti dan tugas yang dibuat untuk mencipta satu produk atau servis yang unik” Projek adalah aktiviti yang dirancang. Projek selalunya adalah suatu aktiviti yang dirancang dengan teliti untuk mencapai keputusan yang diidamkan. Projek boleh dibahagikan kepada beberapa tugas yang mesti dicapai(dipenuhi) dalam usaha utuk mencapai cita-cita yang diinginkan. Contoh projek: Ø Pembinaan Bangunan Ø Pengeluaran Produk Ø Pembinaan Pakej Perisian Payroll Projek mempunyai objektif yang spesifik yang perlu diselesaikan di dalam spesifikasi tertentu, menentukan tarikh mula dan tamat, dilakukan oleh manusia atau sumber bukan manusia (duit, bahan dll), dirancang, dilaksanakan dan dikawal, dengan sumber yang terhad (budget, orang, peralatan, masa dll yang terhad). Syarikat yang melaksanakan sesuatu projek biasanya akan membahagikan projek mereka kepada beberapa fasa atau peringkat untuk membolehkan kawalan pengurusan yang lebih baik. Semua fasa projek ini dikenali sebagai Kitar Hayat Projek (project life-cycle). Projek adalah sangat komplek sehinggakan pecahan tugasan memerlukan penyelarasan yang teliti dan kawalan terhadap masa, kos dan pretasi. Seperti benda hidup, projek juga mempunyai kitar hayat. Dari permulaan yang perlahan, ianya akan terus maju sehingga tahap kemuncak dan seterusnya berkurangan dan akhirnya perlu ditamatkan. Tujuan asas projek adalah untuk mencapai tujuan yang spesifik. Pengurusan Projek (Project Management) adalah penggunaan terhadap pengetahuan, skil, perkakasan dan teknik terhadap aktiviti projek untuk menyiapkan sesuatu projek. Ianya adalah proses penggabungan kesemuanya untuk membolehkan projek itu disiapkan sejajar dengan perubahan projek di dalam kitar hayatnya di dalam mencapai matlamat (cita-cita) projek. Kejayaan Pengurusan Projek berlaku apabila mencapai objektif projek dalam masa dan budget yang telah ditetapkan. Pengurusan Projek melibatkan perancangan projek, menganjurkan (organising), pengambilan kakitangan (staffing), arahan (directing), pemantauan, kawalan, memperkenalkan sesuatu yang baru (innovating) dan mewakili. Pengurus Projek bermatlamat untuk mencapai sasaran atau lebih dari sasaran yang diharapkan oleh pemegang saham (stakeholder). Pengurus Projek adalah orang yang bertanggungjawap di dalam pengurusan, menyediakan kakitangan, membuat budget, memberi arahan, perancangan dan melakukan kawalan terhadap sesuatu projek. Pengurus Projek membina satu pelan dimana projek tersebut dikawal dan dijejak(tracked) untuk memastikan projek tersebut mencapai matlamat yang ditetapkan. Untuk ini, Pengurus Projek memerlukan informasi(maklumat) betul dan tepat pada masanya. Maklumat ini perlu dibekalkan dengan perancangan dan sistem kawalan, dimana mengariskan skop kerja dan mengukur prestasi supaya mengikut perancangan yang asal. 1.2 Projek Perisian melawan Projek Jenis Lain (Software Porjects vs Other Types of Projects) Produk berdasarkan Projek Perisian mempunyai beberapa ciri: Ciri-ciri Butir Tidak Nampak (Invisibility) Artifak fizikal seperti jambatan atau jalan sedang dibuat. Kemajuan projek dapat dilihat. Projek-projek perisian, kemajuan(progres) bukanlah dengan serta merta boleh dilihat hasilnya. Adalah sukar untuk pengurus projek menilai(mentaksirkan) kemajuan sesuatu projek perisian semasa pembikinan perisian tersebut. Kerumitan (Complexity) Perbandingan setiap ringgit, produk perisian mempunyai kerumitan yang lebih jika dibandingkan dengan kejuruteraan artifak. Usaha yang dikenakan terhadap modul program yang berbeza adalah berbeza mengikut keperluan, input dan output yang diperlukan oleh setiap modul. Keakuran (conformity) Projek jenis sistem fizikal seperti simen, besi dll mengikut hukum fizikal yang tetap tetapi pembangunan perisian mestilah selaras dengan kehendak pelanggan, organisasi dsbnya yang mempunyai pandangan yang berbeza. Konflik terhadap perbezaan teknik pengkodan (coding), kaedah dan logik membuatkan projek perisian perlu menjelaskan keakuran secara jelas. Kelenturan (flexibilty) Projek perisian mempunyai kekuatan kelenturan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan yang banyak. Penambahan ke atas perisian tidak memerlukan program yang lama untuk dibuang. Walaupun perubahan dibenarkan dalam projek perisian namun ia akan memanjangkan jangkamasa projek tersebut. 1.3 Project Stakeholders (Pemegang Kepentingan Projek) Sesiapa yang mempunyai taruhan atau kepentingan di dalam projek dikenali sebagai projek stakeholders. Projek StakeHolder mungkin terdiri daripada 3 golongan: Orang Dalaman yang berada di dalam pasukan projek yg dilaksanakan Orang luar dari pasukan projek tetapi berada di dalam Organisasi yang sama Orang luar yang tidak ada kena mengena dengan organisasi yang membuat projek Mereka ini terlibat secara langsung dalam pasukan projek dan berpengaruh di dalam aktiviti projek. Boleh jadi Pengurus Projek atau ahli pasukan Kakitangan atau jabatan yang mana pasukan projek memerlukan bantuan Pelanggan(pengguna) yang memperolehi manfaat dari sistem yang dipasangkan atau kontraktor yang terlibat melakukan kerja-kerja untuk projek tersebut Projek stakeholders adalah organisasi atau orang (dalaman dan luaran) yang mana berminat melibatkan diri secara aktif terhadap projek atau orang yang berkepentingan serta berminat terhadap kesan yang akan terjadi apabila projek itu dilaksanakan. Sesetengah stakeholders hanya berminat di dalam kesan hasil daripada pelaksanaan projek tersebut, sementara yang lain hanya berminat terhadap projek semasa projek tersebut dalam pembinaan. Selain sebagai Pengurus Projek dan ahli pasukan projek, projek stakeholders juga boleh terdiri daripada pelanggan luaran, pelanggan dalaman, pengguna perniagaan, kakitangan dalaman, pemegang saham, kerajaan, pembekal, komuniti tempatan dan agensi-agensi lain. Adalah menjadi tugas Pengurus Projek untuk mengenal pasti semua Projek Stakeholders dan menentukan keperluan dan jangkaan stakeholders terhadap projek tersebut. Keperluan dan jangkaan(harapan) mesti di urus dan seimbang untuk memastikan kejayaan projek. Mereka (stakeholders) digalakkan untuk menyumbangkan kepakaran, idea dan pengetahuan yang berguna untuk membantu kejayaan projek. 1.4 Cadangan Projek (Project Proposal) dan Kontrak Cadangan projek adalah ringkasan kepada keputusan pembangunan yang dibuat berdasarkan informasi yang diterima daripada pelanggan, pengalaman pengurus projek, perbincangan diantara ahli kumpulan projek mengenai kemungkinan alternatif yang boleh dilakukan sekiranya berlaku ancaman kepada projek tersebut. Cadangan projek tersebut perlulah jelas dan kefahaman yang tinggi perlu diberikan kepada pelanggan. Cadangan projek mesti memasukkan cadangan jadual pembangunan peringkat utama (main stages) dan kos keseluruhan. Ini membolehkan pelanggan membuat keputusan sama ada ingin meneruskan atau berhenti setakat itu sahaja. Cadangan di dalam cadangan projek mestilah menyakinkan dan berkaitan dengan kehendak pengguna. Cadangan mestilah menakjubkan dan inovatif kerana pelanggan mungkin juga telah menerima cadangan dari syarikat lain. Oleh itu cadangan tersebut perlulah mempunyai daya bersaing (bertanding). Cadangan Projek mesti meliputi perkara di bawah: Ø Pengenalan am dan ringkasan eksekutif (executive summary) Ø Kenyataan apa yang pelanggan dan pelanggan mahu dari projek tersebut Ø Menerangkan secara am perkhidmatan yang ditawarkan dan alasan untuk memilih mereka dan kemungkinan kepelbagaian jika ada. Ø Gambar rajah menggariskan struktur dicadangkan Ø Menerangkan keperluan sumber manusia/bukan manusia yang diperlukan Ø Struktur jadual dan pecahan kerja Ø Struktur pembayaran/kos Ø Kekangan/batasan (limitations) terhadap cadangan tersebut. Kontrak adalah persetujuan diantara semua pihak yang terlibat yang mendefinasikan faedah dan tanggungjawap mereka yang berkaitan. Kontrak untuk produk perisian mengharuskan pasukan projek untuk menyediakan jadual untuk projek tersebut dapat dihantar dalam satu jangkamasa yang ditetapkan dan kadar upah yang dikenakan. Kontrak hanya ditanda tangani setelah pelanggan berpuas hati dan bersetuju dengan cadangan yang dihantar. Cadangan boleh diperincikan (mengenai akitiviti/tugas, jadual dan budget) dan seterusnya menjadi dokumen kontrak. Setelah kontrak ditanda tangani oleh semua pihak yang terlibat, kerja sebenar projek boleh dilaksanakan. 1.5 Project Management Information System (PMIS) - Pengurusan Projek berdasarkan Sistem Informasi. PMIS membantu di dalam membuat gambar rajah. Penjadualan dan menjejak semua projek yang ada di dalam sesuatu projek. PMIS juga mengawal kiraan kos, kadar keuntungan, perbedaan, membuat laporan pengurusan dsbnya. Pakej awal PMIS adalah besar dan menggunakan mainframe. Kini perisian seperti Micorsoft Project boleh digunakan pada komputer biasa.