Sebagai usahawan, ahli perniagaan atau pelajar universiti tentu anda perlu membuat pembentangan atau presentation. Pembentangan ini akan menetukan siapa diri anda dan adakah mesej yang anda ingin sampaikan ini dapat disampaikan dengan baik dan difahami oleh pendengar. Ini juga menentukan samada anda mendapat kontrak, jualan, pinjaman, markah dan kelulusan yang diperlukan.
Dalam artikel ini saya akan terangkan secara terperinci bagaimana untuk anda melakukan presentation yang baik. Ciri-ciri menyediakan pembentangan yang baik serta apa yang perlu anda lakukan sewaktu pembentangan itu sendiri. Akhir sekali saya akan terangkan mengenai salah satu pembentangan yang saya buat sebagai contoh buat anda.
Saya terdedah untuk membuat pembentangan ini hampir setiap bulan untuk Kursus Memborong di China dan Lot.my di mana saya perlu menerangkan secara spesifik kaedah, cara dan masalah untuk menyediakan usahawan di China. Untuk Lot.my pula, kami berhadapan dengan usahawan yang ingin membuka kedai online dan bagaimana untuk mengajar serta mendidik mereka supaya mereka boleh membuka kedai online mereka apabila mereka pulang ke rumah.
Pembentangan yang baik adalah pembentangan yang dapat mempengaruhi keputusan yang bakal pendengar anda buat. Jadi penting untuk anda fokus bukan saja kepada ciri-ciri pembentangan yang baik, malah perlu ada juga unsur emosi. Emosi yang disampaikan akan mempengaruhi keputusan pendengar. Akhir sekali perlu disusuli dengan tindakan yang perlu dilakukan oleh pendengar sebagai kesimpulan.
Berikut adalah ciri-ciri teknikal presentation yang baik yang perlu anda titik beratkan sewaktu persediaan pembentangan.
1. Pemilihan jenis huruf
Ini adalah sangat penting supaya semua orang yang berada dalam dewan dapat melihat dengan jelas tulisan yang digunakan untuk menyampaikan poin anda. Jika anda tidak tahu font mana untuk dipilih, pilih saja font Arial yang biasa digunakan. Jangan gunakan font
2. Warna
Warna memainkan peranan yang sangat penting untuk pendengar anda melihat dengan jelas perkataan, ayat dan poin yang anda bentangkan. Kesalahan yang biasa dilakukan adalah apabila pembentang cuba menggunakan warna-warna fancy yang kononnya ingin menjadikan pembentangan mereka lain daripada yang lain. Namun kaedah ini hanya menjadikan keadaan pembentangan anda lebih teruk . Contohnya, ada yang menggunakan latar belakang hitam dengan tulisan merah. Ini menjadikan pendengar sakit mata melihatnya.
Anda boleh menggunakan sedikit sebanyak warna lembut untuk latar belakang, namun pastikan tulisan anda adalah jelas dan kontra dengan warna latar belakang.
Tip mudah untuk memilih warna adalah menggunakan warna background putih dengan tulisan hitam. Sentiasa ingat, anda tidak akan mendapat markah lebih hanya kerana anda menggunakan warna yang fancy. Tidak ada markah tambahan di sini, ambil saja jalan selamat.
3. Power point
Power point digelar power point adalah kerana ia untuk poin dan bukan untuk meletakan karangan. Ramai pembentang membuat kesalahan dengan meletakkan seluruh perenggan yang ada dalam modul atau kertas kerja dalam power point. Ini adalah kesalahan yang besar.
Orang melihat kepada slides anda untuk melihat point dan mengharapkan anda akan menghuraikan serta menerangkan setiap poin tersebut. Pilih hanya poin yang terbaik untuk diletakkan di slides anda. Anda juga boleh mengadakan poin-poin ini dalam bentuk diagram / mind map. Namun jika anda tidak pandai melukis diagram, kekalkan dalam bentuk point biasa dalam 5-7 patah perkataan bagi setiap poin. Hanya maksimum 5 poin sahaja dalam satu-satu slides.
4. Penerangan
Setelah membuat point, anda perlu menerangkan setiap point ini dengan kaedah berikut
a. Baca point yang diletakkan di atas slides (satu poin pada satu masa)
b. Definisikan atau ulas maksud poin tersebut dalam satu ayat
c. Huraikan poin tersebut dengan 3-5 ayat.
d. Berikan satu contoh ringkas atau cerita menarik berkenaan poin itu.
5. Memberi Contoh dan Bercerita
Memberi contoh penting supaya pendengar dapat membayangkan dan memahami point yang disampaikan. Satu lagi kaedah yang berkuasa adalah bercerita.
Kita sebagai manusia sudah terlatih sejak dari kanak-kanak untuk seronok mendengar cerita dan pengalaman orang lain. Jadi sewaktu berada di langkah (d) seperti di atas, terangkan mengenai satu kisah menarik mengenai poin tersebut. Anda boleh ceritakan sesuatu dari pengalaman anda, pengalaman orang lain, kisah yang berlaku dalam masyarakat ataupun kisah dongeng dan rekaan. Asalkan ia berkaitan dengan poin dan memberikan pendengar satu bayangan yang jelas mengenai apa yang anda terangkan.
6. Penggunaan Gambar, Video dan Diagram
Penggunaan gambar juga boleh memainkan peranan yang penting dalam pembentangan. Namun gambar yang dipilih perlu menarik dan menyampai mesej yang jelas kepada pendengar. Jangan gunakan gambar yang boleh menganggu orang yang melihat pembentangan anda seperti gambar mayat, gambar orang dibedah atau gambar wanita separuh bogel.
Penggunaan Video pula pastikan ia dari 2 minit dan maksimum 3 minit. Video yang terlalu lama akan membuatkan pendengar bosan dan ini akan mengakibatkan mereka mula memikirkan mengenai hal lain dan anda gagal untuk meletakkan mereka dalam fokus yang anda mahukan. Pendengar di sini untuk mendengar anda bercakap dan bukan di panggung wayang untuk menonton video.
Penggunaan Diagram atau peta minda juga baik. Namun tak boleh ada lebih dari 5 point dalam peta minda tersebut. Jika peta minda anda mempunyai point yang lebih dari itu, ia menjadikan pendengar sukar untuk mengingati dan memahami poin anda.
7. Persediaan Awal
Jika anda masih baru dalam bidang pembentangan, anda perlu buat latihan beberapa kali sebelum pembentangan yang sebenar. Ini akan memberikan beberapa kelebihan kepada anda antaranya
a. Anda tahu bahawa anda hanya menggunakan waktu yang diberikan untuk pembentangan. Jika anda diberi 10 minit. Pastikan pembentangan anda habis dalam tempoh waktu kurang dari itu. Jika lebih sekalipun, pastikan tidak lebih dari 2-3 minit dari 10 minit yang diberikan.
b. Anda juga perlu tahu kederasan anda bercakap. Anda tidak perlu bercakap terlalu cepat atau terlalu perlahan kederasannya. Ini akan mempengaruhi masa yang diambil untuk menyampaikan pembentangan. Jadi latihan dan kritikan dari orang lain penting sebelum anda membuat pembentangan yang sebenar.
c. Kelancaran bercakap juga dapat dipertingkatkan kerana dengan latihan yang mencukupi anda sudah boleh mengingati slides yang seterusnya. Oleh itu sewaktu pembentangan nanti, anda akan lebih bersedia dari segi mental untuk menerangkan poin yang seterusnya.
c. Selain itu, dengan persediaan yang awal, anda boleh membuang poin-poin yang tidak perlu dan hanya kekalkan poin yang penting sahaja. Anda tidak perlu merasa bersalah untuk membuang poin-poin tertentu kerana poin yang terlalu banyak hanya akan menjadikan pendengar anda keliru. Lebih baik sedikit tetapi padat. Yang penting anda dapat mempengaruhi pendengar anda.
Pada hari pembentangan…
1. Berpakaian kemas dan sesuai
Pakaian adalah sangat penting lagi-lagi jika penonton anda bukan orang yang anda kenali. Pastikan pakaian anda sesuai. Pakaian yang baik menunjukkan bahawa anda menghormati penonton anda. Pakaian yang selekeh memberi signal bahawa anda tidak bersedia, tidak meyakinkan dan tidak menghormati penonton.
2. Berdiri Di Hadapan Tepi Kanan Screen
Anda perlu berdiri dengan berkeyakinan di hadapan sebelah kanan screen. Dengan ini anda tidak menghalang penonton untuk melihat slides anda.
3. Gunakan penunjuk screen bukan jari
Gunakan penunjuk screen untuk menunjukkan poin yang anda ingin terangkan. Jika tidak ada penunjuk screen, gunakan pensel atau pembaris. Jangan sekali-kali gunakan jari anda. Jika semuanya tidak ada. Jangan tunjuk pada screen langsung. Bercakap dengan penonton dengan tangan terbuka.
4. Jangan menerangkan dengan melihat kepada slides
Anda boleh melihat kepada slides sewaktu membaca poin yang tertera di slides, namun jangan menghuraikan dengan melihat kepada slides. Anda perlu menerangkan atau menghuraikan dengan melihat kepada penonton anda.
5. Bercakap dengan sistematik
Seperti yang saya terangkan sebelum ini, anda perlu bercakap dengan sistematik. Ikut langkah ini – Baca point, definisikan, huraikan dan bercerita atau beri contoh.
6. Akhiri Pembentangan Dengan Saranan
Akhiri pembentangan anda dengan saranan atau apa yang perlu bertindak oleh pendengar sekarang. Ia boleh jadi mereka perlu bertindak untuk mendaftar, atau bertindak memahami sesuatu isu ataupun mereka perlu sedar mengenai sesuatu yang perlu diubah.
Pembentangan yang baik akan bermula dengan pembentang mengalihkan fokus pendengar daripada mana-mana bidang lain kepada bidang yang diterangkan, kemudian pembentangan memainkan emosi dengan cerita supaya pendengar faham secara tidak langsung bahawa apa yang sedang disampaikan ini penting. Kemudian di akhir pembentangan disusuli dengan tindakan yang perlu diambil dengan jelas.
